[FEV/20] (x) técnicas que vão te ajudar no aumento da produtividade

O desejo de todo empresário é conseguir aumentar a produtividade da equipe. É dessa maneira que é possível conseguir resultados melhores sem precisar contratar mais colaboradores. Entretanto, nem sempre isso é uma tarefa fácil, já que em muitos casos, as pessoas não conseguem manter o foco ou gostam mais de trabalhar com prazos apertados.

Por isso, é essencial que as pessoas entendam quais são as melhores técnicas de produtividade para conseguirem aumentar a qualidade do serviço, bem como o tempo em que eles são realizados.

Quer entender como isso pode ser útil nas suas tarefas? Veja agora. Boa leitura!

Quais são as melhores técnicas para aumentar a produtividade?

Descubra agora quais são as 5 técnicas que você precisa conhecer para aumentar a produtividade.

1. GTD

O GTD foi criado por um dos especialistas em produtividade, David Allen. A ideia dele é eliminar os bloqueios que tendem a dificultar a dedicação para as tarefas que devem ser executadas. Com a metodologia, é possível eliminar a preocupação e o estresse com prazos, fazendo com que as ideias possam fluir mais facilmente.

Dessa forma, em vez de contar com um método pré-definido, a pessoa pode se adaptar para agir mesmo quando há situações inesperadas, criando seu próprio modelo, de acordo com preferências e rotinas.

Para conseguir ter os resultados esperados é necessário:

Coletar

Nesse momento, todas as atividades devem ser colocadas em um papel ou planilhas. Você deve registrar também as que estão em futuro. Dessa forma, mesmo atividades mais rotineiras como enviar e-mails até as questionáveis, como a viagem de fim de ano, devem ser consideradas.

Processar

Agora, todas as tarefas devem ser avaliadas e mensuradas, definindo quais são as prioridades e o que pode ser deixado para depois. Nesse sentido, elas devem ser separadas de acordo com as que precisam ser delegadas, as que podem ser realizadas em dois minutos e as que precisam de maior tempo para serem feitas.

Organizar

Nesse momento, as tarefas devem ser organizadas de acordo com os prazos que elas possuem e com a importância. Isso pode ser feito de maneira manual ou mesmo eletrônica, se valendo de ferramentas como Google Agenda ou Evernote.

Revisar

É importante verificar se tudo consta nas listas ou se você se esqueceu de algum item.

Executar

Na parte final, é hora de colocar todo o planejamento em ação e ver se o sistema está sendo eficiente. Caso você tenha alguma necessidade, é só fazer modificações.

2. Pomodoro

Muitas pessoas sabem que se livrar das distrações é uma tarefa quase impossível. Por isso, a técnica Pomodoro é uma ótima opção para quem quer aumentar o nível de atenção ao máximo, mesmo que seja por pequenos minutos.

O método foi idealizado por Franceso Cirillo, utilizando um relógio de cozinha em forma de tomate para que o tempo em que ele precisava estudar sem interrupções fosse marcado. Depois desse tempo, ele poderia descansar da maneira que desejasse.

Para começar a utilizar a técnica:

1. faça uma lista das tarefas que devem ser realizadas no dia (pode ser digital ou manual);

2. use um cronômetro para disparar em 25 minutos. Nesse tempo, você deve se dedicar inteiramente à tarefa que iniciou. Se você não conseguir terminá-la durante o período, não há problema;

3. realize uma pausa de 5 minutos. Você pode gastar o tempo da maneira que achar melhor;

4. repita os passos anteriores por mais 3 vezes;

5. faça uma pausa de até 30 minutos ao realizar o quarto pomodoro.

Como você pode ver, o segredo é eliminar as distrações enquanto realiza as atividades, sabendo que rapidamente você terá um tempo para descansar e fazer o que bem entender. Dessa forma, a chance de acontecer procrastinação diminui.

3. Flow Time

O estado Flow é quando a mente e o corpo conseguem estar em perfeita harmonia e de excelência. Nessa hora, as pessoas ficam mais motivadas, concentradas e cheias de energia para desempenhar as atividades. Esse momento é chamado de experiência ótima ou máxima. É comum que as pessoas considerem que esses momentos são os mais felizes de suas vidas, em que conseguem dar o seu melhor.

Para que esse estado aconteça, os níveis de competências e desafios devem estar em harmonia. Quando as pessoas estão satisfeitas, sentem que amam o que fazem e conseguem produzir ainda mais.

Para experimentar o estado é necessário:

1. gostar das atividades que executa;

2. ter alto nível de concentração e produtividade;

3. ser desafiado;

4. manter o estado.

4. Lei de Parkinson

É normal que as pessoas consigam produzir mais quando estão sob pressão, já que toda energia e atenção são concentradas em determinadas ações. Por isso, muitas pessoas gostam de trabalhar deixando as entregas para os últimos minutos.

Entretanto, isso não é necessário. Basta diminuir os prazos para si mesmo. Dessa maneira, você conseguirá evitar acumular tarefas no futuro. Essa ideia está por trás da técnica Pomodoro.

5. Técnica de Pareto

Conhecida como Princípio ou Técnica de Pareto, criado pelo italiano Vilfredo Pareto, a teoria propõe que 80% das consequências de qualquer ato são advindos de 20% das causas. Isso significa que a maioria das coisas que acontecem nas empresas e até mesmo na vida das pessoas (sejam positivas ou negativas) são proporcionadas por 20% das ações.

Como você viu, essa é uma teoria geral. Isso significa que ela pode ser aplicada nas mais diversas áreas, inclusive na produtividade. A tendência é que as pessoas reclamem que não têm tempo para produzir e lidar com as demandas, mas grande parte do tempo é comprometido com distrações.

Pense, por exemplo, nas suas situações do dia a dia. Quanto tempo é perdido em redes sociais e informações não essenciais para as atividades desenvolvidas? Segundo o princípio, devemos nos focar naquilo que realmente importa.

Depois de realizar todas as atividades propostas, poderá haver momentos de descontração e descanso. Ou seja, você poderá usar seu tempo da maneira que desejar.

Agora que você sabe quais são as melhores técnicas de produtividade, é hora de testá-las e usar as que melhor se adaptem a sua necessidade e da sua empresa. Vale lembrar que uma não é, necessariamente, melhor que a outra.

Quando se pensa em manter e aumentar a produtividade, é essencial ter um bom back-up, já que a falta dele pode atrasar o andamento das suas tarefas. Quer saber melhor qual é a necessidade de fazer um backup? Confira agora!