Se existe algo que todo pequeno empresário ou gestor de empresas deseja é aumentar a produtividade no trabalho. Afinal, as rotinas são muito corridas e é necessário ter tudo muito bem programado para dar conta de tanto trabalho e não deixar nada de lado.
Antes de mais nada, convém que você atente para a diferença entre produtividade e produção. Produtividade significa a capacidade de produzir, enquanto a produção está ligada à quantidade.
De tal maneira, uma indústria que se vê sem matéria-prima para fabricar uma peça, terá a sua produção diminuída. No entanto, se os colaboradores tiverem produtividade, poderão ocupar o tempo com outras atividades relevantes, em vez de ficar parados.
A seguir, apresentaremos algumas dicas eficazes para você aumentar a produtividade no trabalho. Continue conosco e confira!
1 . Utilize softwares colaborativos
Vivemos em plena era digital e o que não falta hoje em dia são aplicativos e softwares colaborativos que permitem a organização de fluxos de trabalho em uma empresa. E você está enganado se pensa que é preciso investir muito dinheiro para isso, já que muitos desses programas são gratuitos.
O Gantt, o Taskworld e o Trello são exemplos desses programas. Falando especificamente do último, você pode criar atividades e dividi-las em etapas. Além disso, pode colocar orientações e delegar as funções.
Em uma equipe pequena, portanto, o Trello é uma excelente ferramenta, já que permite ao gestor delegar tarefas e ainda supervisionar tudo, acompanhando o andamento das atividades. A comunicação também é facilitada, já que a própria plataforma tem um espaço para comentários, em que se pode mencionar as outras pessoas envolvidas no projeto.
2. Saiba gerir o tempo de forma eficiente
É interessante que você busque maneiras de gerir o seu tempo de forma inteligente, para evitar passar muito tempo parado ou não fazendo nada produtivo. Isso não quer dizer que você nunca poderá ter uma pausa para tomar um café ou arejar, mas é preciso que até isso seja planejado.
Existem algumas técnicas de gestão de tempo que são muito famosas e eficientes. Uma delas é a pomodoro, que recebe esse nome por ser essa a palavra que dá nome ao tomate na língua italiana.
A metodologia recebeu esse nome porque o criador, o italiano Francesco Cirillo, utiilizou um timer de cozinha em forma de tomate para dividir o tempo e conquistar mais produtividade.
O funcionamento é bastante simples! A cada 25 minutos trabalhados, você deve fazer uma pausa de 5 minutos. Depois de quatro ciclos, faça uma pausa maior, parando por um período que pode variar de 15 a 30 minutos.
O método pomodoro sugere que as pessoas fiquem muito concentradas por um tempo e possam ter pequenos descansos para “oxigenar” o cérebro e voltar a fazer as atividades com maior concentração. Nesses minutos de pausa, você pode acessar as redes sociais, tomar um café, comer algo, fazer alongamentos etc.
3. Controle o seu e-mails e as mensagens recebidas
Os especialistas dizem que, para ter uma boa produtividade, é recomendado priorizar sempre as tarefas mais importantes. Isso é um problema quando se tem muitos e-mails para ler e a maioria deles não é nada relevante — muitas vezes spam ou mensagens publicitárias referente a produtos que você não tem interesse.
Nesse caso, sugere-se que você crie filtros para controlar as mensagens recebidas no seu e-mail. Acessando as configurações do Outlook ou outra ferramenta que utilize, você pode bloquear endereços, títulos com determinadas palavras-chave etc.
De tal maneira, você vai criando filtros para essas mensagens e poderá focar naquilo que realmente é importante e não em e-mails que não agregam nada ao seu dia a dia e que não merecem a sua atenção.
4. Busque por formas alternativas para se organizar
Por mais que existam metodologias, como a pomodoro, cada pessoa tem a sua maneira própria de se organizar. O importante não é somente seguir um método, mas sim ter resultados eficientes e, para isso, você pode pesquisar sobre o tema e fazer alterações nas alternativas pesquisadas, até que fiquem de acordo com o que você espera ou gosta mais de trabalhar.
Muitas pessoas utilizam post-its para a organização no trabalho, por exemplo. Assim, as atividades prioritárias podem ser escrita em bilhetes na cor amarela e as secundárias em rosa, por exemplo.
Crie seus próprios esquemas e vá testando, até que realmente você garanta que tem uma boa produtividade e que está alcançando resultados positivos no seu negócio.
5. Tenha uma vida mais saudável
Levar uma vida mais saudável afeta diretamente na produtividade das pessoas. Lembra quando sua mãe ou avó dizia que “saco vazio não para em pé”? É mais ou menos isso o que queremos dizer aqui!
Você precisa ter uma alimentação saudável e equilibrada, bem como ter uma boa noite de sono para que o seu dia seja mais produtivo. Ninguém consegue trabalhar de forma eficiente quando está cansado ou mal alimentado. Por isso, também pense nisso para aproveitar melhor o seu dia.
6. Ouça música enquanto trabalha
As músicas fazem com que as pessoas se desconectem de suas realidades e possam atingir o ápice da concentração. No entanto, é preciso tomar cuidado para não se distrair. Se você colocar uma canção que gosta muito e que sabe a letra, pode começar a cantarolar mentalmente e desviar o foco da sua atenção.
Por isso, uma boa pedida para aumentar a concentração e ter mais produtividade é ouvir música clássica instrumental. Sem vozes, você poderá produzir mais, sem se distrair com outras atividades.
7. Tome cuidado com as distrações
Por falar em distrações, é fundamental que você tome certos cuidados para evitar perder tempo com futilidades. Ficar horas olhando publicações nas redes sociais ou conversando amenidades com os amigos no WhatsApp pode resultar em problemas graves para a sua produtividade.
Por isso, deixar o celular no silencioso e só olhar as notificações em horários de descanso é uma alternativa para evitar a perda de foco.
Essas são as nossas dicas para aumentar a produtividade no trabalho. Gostou? Lembre-se também de definir métricas para acompanhar a sua evolução.
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